8시간 디자인에 승부수를 던지다 - 플랜트사업부

 

[회사원씽 "나의 업무8시간을 디자인 하자!" 실천 스토리]

 

"내내 그 생각만 하고 있었으니까." 어떻게 만유인력의 법칙을 발견했느냐는 질문에 뉴턴이 한 대답입니다. 원씽 정신이 이와 같겠지요? 선택과 집중은 성취의 근원이 됩니다. 지난달 28일 열린 2018년 원씽 최종발표회에서 원씽 실천 우수부서 3곳과 우수개인 3명이 선정되었습니다. 몰입의 힘을 체험하신 이분들의 이야기를 건화스토리에 연재할 예정입니다. 그 첫 번째로, ‘회사원씽 실천 우수부서’로 뽑힌 플랜트사업부의 원씽 스토리를 소개해 드립니다. - 편집자 주

 

플랜트사업부 발표자로 나선 송규석 과장. “우리 부서는 2018년 원씽을 통해 변화를 위한 열띤 한해를 보냈다”고 말문을 연 송 과장은 “원씽 활동을 통해 우리는 세 가지 결실(업무일지 작성 가이드북, Job Board, 정확한 업무일지 작성)을 얻었다”고 자평했다.

 

업무일지 작성 가이드로 자발적 동기부여

 

 익히 아시다시피, 2018년 회사원씽은“나의 업무8시간을 디자인 하자!”입니다. 이를 위해 플랜트사업부는 효과적인 협업과 Work & Life Balance 등 두 가지 실천전략을 설정해 놓은 바 있습니다.

 

 그 액션플랜 중 플랜트사업부에서 자체 제작한 ‘업무수행일지 작성 가이드’를 살펴보겠습니다. 가이드에는 업무수행일지의 작성 목적과 활용 예시를 자세히 기술하여 “나도 업무일지를 쓰면서 일과 시간을 관리해볼까?”라는 생각을 갖게 합니다.

 

 

업무일지 활용의 예(☞이미지를 클릭하시면 확대됩니다.)

 

 또한 작성 방법도 현실적이고 지속가능한 작성 기준을 마련하여 일지 작성에 큰 도움을 주었습니다.

 

 

 일일 업무 일지 작성방법의 예시                                         익일 업무 계획 예시

 

8시간의 효율성 Up을 위한 스마트한 업무지침

 

 플랜트사업부는 4가지 업무지침을 세우고 이를 생활화했습니다.

 

① 업무 우선순위 정하기 [업무일지] - 팀원들과 업무를 공유하고 우선순위를 정하여 업무일지 작성에 반영합니다. 이를 통해 팀 업무를 리뷰하고 공정을 함께하며 업무를 크로스체크 할 수 있게 됩니다.

 

② 업무 지시는 명확하게 [하모니 타임] - 성공적인 업무수행은 명확한 업무지시로부터 나옵니다. 지시 배경, 업무처리 방향, 보고 방법과 기한 그리고 협업의 경우 업무 권한 및 역할을 명확히 하여 지시하는 것이 효율적인 업무시간 관리의 첩경입니다.

 

③ 똑똑한 회의하기 [Agenda 사전 공유, 회의록 작성] - 의미 있고 압축적인 회의가 되려면 사전에 참석자가 회의 주제를 공유하고 미리 준비해야 하겠죠. 회의 장소에서 듣고 생각하고 말하다보면 회의 시간이 늘어지고 내용도 부실해질 수 밖에 없을 것입니다. 플랜트사업부의 회의는 사업관리자 참석 하에 사전 주제 공지 및 회의록 작성, 공유로 이루어집니다.

 

④ 업무시간에 집중하기 [Deep working] – 많은 부서들이 시행하고 있는 내용입니다. 집중 근무 시간 준수, 개인 용무 및 흡연 자제, 잡담, 통화 자제 등 중요하지 않으며 급하지 않은 일이나 방해 요소들을 제거하는 것입니다.

 

 

협업을 위한 조건? 공간에 물어보다

 

 효율적인 협업을 위하여 기술 분야별로 자리를 재배치했습니다. 크게 기계, 전기, 토건 분야로 구분한 후 분야별로 자리를 배치했습니다. 얼굴만 돌려도, 뒤만 돌아봐도 협의하고 전달하고 피드백 할 수 있게 공간을 만들었습니다.

 

 또 분야 간 소통의 빈도도 고려하여 기계분야를 가운데에 두고 양 옆으로 전기와 토건 분야를 배치하였습니다.

 

 

8시간 디자인의 뜻하지 않은 효과 – 팀워크가 좋아졌다

 

 “8시간 시간관리를 하려다보니 업무의 효율성을 생각하게 됐고, 업무의 효율성을 생각하다보니 협업을 생각하게 됐습니다. 그렇게 하다 보니 팀웍이 전보다 견고해지는 느낌을 받았습니다. 저뿐만 아니라 여러 동료들도 그런 이야기를 하십니다.” - 송규석 과장

 

 “올해 고구마캐기 행사에 참여했습니다. 부서원의 40%가 참여한 것은 올해가 처음이라고 합니다. 자발적이었습니다. 같이 가면 재미있겠다 싶은 마음이 들더라고요.” - 곽민기 차장

 

 

소통, 협업 - 업무 효율화를 위한 아이디어는 계속된다

 

 “소통, 소통하는데 소통이 중요하다는 것을 느꼈습니다. 사실 소통의 가장 큰 목적은 친해지는 것이라고 생각합니다. 일은 사람이 하는 것이기 때문에 친해지면 협업할 때 술술 잘 풀리더라고요. 그런 의미에서 우리 부서와 업무 관련성이 높은 기전사업부와 함께 했던 ‘하나되기 합동 워크숍’은 큰 의미가 있었다고 생각합니다. 친구 몇 명 사귀었습니다.” - 오장환 이사

 

 

 플랜트사업부는 효율적인 업무 수행을 위한 여러 가지 새로운 시도를 하고 있습니다. 부서원씽을 ‘ATOM(All TOgether for Multiplayer)’으로 정하고 태양광 발전과 소각 발전에 관한 가이드북이 제작 완료 단계에 있으며 내년에는 풍력 발전, 가스터빈 발전에 관한 가이드북을 발간할 예정입니다. 또한 업무 나눔을 위한 ‘Job Board’는 아직 시작단계에 있지만 신선한 시도로 평가받고 있습니다.

 

  

 

 이렇게 업무 효율화에 열정을 투자하는 플랜트사업부, 그 노력이 쌓이고 쌓이면 엄청난 경쟁력을 갖게 되는 것 아닐까요. 머지않아 그런 날이 오리라 믿습니다.