우리회사 지식의 보고(寶庫), e-Library 시스템 리뉴얼

우리회사에서는 수행했던 다양한 프로젝트들의 자료와 성과품을 효율적으로 활용하기 위해 2013년부터 e-Library을 만들어 운영하고 있습니다. 최근 32년의 역사를 가득 품은 지식의 보고 e-Library를 사용자 중심으로 리뉴얼 했습니다. 실 사용자들의 의견을 적극 수렴하여 편의성에 초점을 맞춰 개선하여 편리한 사용이 가능하게 되었습니다. 합사 현장, 해외 사무실, 집에서도 편리하게 사용 가능한 e-Library의 운영 실무를 맡고 있는 품질관리실 홍성화 차장에게 이번 시스템 개선에 대해 물어봤습니다.

 

고품질의 성과품을 위해 노력하고 있는 품질관리실 임직원들, (왼쪽부터) 진종명 부장, 홍성화 차장, 조완상 부회장, 김혜송 사원, 배성훈 이사, 인윤성 사원

 e-Library는 지적자산인 준공성과품을 그룹웨어(on-line)에 등록하고 자료실(off-line)에 보관하여 임직원이 어디서든 빠르고 편리하게 활용하기 위한 목적으로 만들어졌습니다. 품질관리실에서 주관하고 있는 e-Library는 엔지니어링 업계에서 유일하게 우리회사에서만 운영하고 있습니다.

 

최근 1년간 임직원들이 15,000건의 기존 성과품 자료를 온라인으로 검색하고 활용하였습니다. 이번 시스템 업그레이드로 훨씬 많은 이용이 있을 것으로 기대하고 있습니다. 품질관리실에서는 정기적인 회의를 개최하여 운영 개선사항에 대한 의견을 수렴하여 조치하고 있습니다. 이러한 의견을 모아 지난 5월 13일에 열린 ‘e-Library 및 자료실 운영방안 회의’에서 시스템 개선 사항을 발표했습니다.

 

홍성화 차장이 e- library 시스템의 개선 사항에 대해 설명하고 있다. 그는 사용자들의 의견을 적극 수렴하여 업계의 모델링이 되는 시스템을 운영하겠다는 포부를 밝혔다 .

 

특히 이번 시스템 개선에서는 사용자의 편의성에 집중했습니다. 익스프로러에서만 가능하였던 것을 모든 브라우저 호환이 가능하도록 했습니다. 그리고 기존 테헤란로와 봉은사로 사옥의 자료실 이외에 안양 사옥에도 자료실을 추가 설치해서 자료를 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 무엇보다 성과품 등록과 인덱스를 상세화 하여 어디에서든 다운, 검색하기 쉽도록 조치하여 편의성을 극대화 하였습니다.

 

타부서 자료는 보안상의 이유로 접근을 제한하고 있지만, 업무 수행 시 타부서 자료가 필요한 경우가 다수 발생한다는 의견을 수렴하여 성과품 열람 요청서 제출(담당자 : 홍성화 차장)을 통해 해당 프로젝트에 한하여 다운로드가 빠르게 가능하도록 조치하고 있습니다. 이처럼 앞으로도 사용자의 불편함을 최소화 하는 것을 최우선으로 할 계획입니다.

 

우리회사에서 e-Library를 가장 애용하고 있는 두 명의 엔지니어에게 e-Library에 대해 물어봤습니다.

 

고병찬 대리 (수자원부)

 

PQ평가서 중 사업책임기술인능력평가서 작성 시 과거 자료 활용이 유용합니다. 사업책임기술인 유사용역 제안 시 삽도(위치도 등) 활용, 과업의 특이구간 검토 및 아이디어 제안 시 유리합니다. e-Library에 성과품이 등록된 과업과 현재 수행하는 과업의 발주처가 같거나 유사 사업일 경우에는 과거 성과품을 샘플자료로 참고하여 성과품의 완성도를 높이고 있습니다. 이미 준공이 완료된 과업과 관련하여 발주처에서 민원관련 검토 요청이나 설계 AS요청 시에 참고자료로 활용합니다. 과업을 직접 수행한 담당자들이 퇴사한 경우에는 e-Library에 축척된 자료를 잘 검토하다보면 문제 해결 가능성이 높아집니다.

 

부서의 의견을 수렴해 인덱스를 정리했다. 실용성과 편의성이 배가되었다 .

 

 이번 시스템 개선으로 이전에는 익스플로어만을 사용해야 해서 번거로움이 많았는데 모든 브라우저가 지원되어 활용도가 높아지고 접근성이 향상되었습니다. 파일 전송 속도가 매우 빨라지고 업로드 및 다운로드가 동시에 가능해서 시간이 절약됩니다.

 

김민재 과장 (감리CM본부)

 

감리CM본부에서는 진행 중인 용역 현장의 참고 자료, 준공 후 민원이나 하자보수 발생 시 참고 자료, 발주처에서 준공 현장 자료 요청 시 e-Library를 주로 이용하고 있습니다. 

이번 시스템 개선을 통해 다운로드 및 업로드 속도가 빨라졌고 업로드 용량 제한이 없어져 작업이 수월해졌습니다. 각 현장의 컴퓨터 사용환경이 달라 어려움이 많았는데 Chrome, Microsoft Edge에서도 잘 호환되어 편리해졌습니다.

 

흔히들 엔지니어링 산업을 지식 집약적 사업이라고 말합니다. 지식은 필요한 사람에게 적절히 공유되고 활용 된다면 더 큰 결실을 이뤄낼 수 있습니다. 

우리회사가 쌓은 소중한 지식을 잘 활용할 수 있도록하여 그 가치를 제고시키고 있는 품질관리실의 노고에 박수를 보냅니다.

 

 

 

주요 개선 사항

- 인덱스를 부서에 맞게 최적화 개편 : 도시계획과 단지설계부, 상하수도1~3부 통합 운영 등

- 서버 증설을 통한 업로드 및 다운로드 속도 향상

- 인터넷 브라우저 호환성 제고

- 안양사옥 오프라인 자료실 설치

- 타 부서 성과품 열람 가능 (품질관리실 요청 시) 등

 

특징

- 10여 년 운영 노하우를 통한 당사 최적화 구성으로 편의성과 활용성 증대

- 웹기반으로 언제, 어디서나 접근 가능 (합동사무실, 가정, 해외지사 등)

- 온라인과 오프라인을 믹스 : 온라인 키워드 검색 -> 오프라인 자료실 활용

   ※ 온라인에 창립이후 모든 성과품 등재, 오프라인은 준공 전 자료 및 대표 상징성 있는 자료 보관

- 보안성 강화 : 온라인 로그 및 활용 기록 체크, ‘타당성 조사’, ‘기본 계획’, ‘기본 설계’ 자료 등록 시기 제한 등

- 현업 기술부서의 의견 및 품질관리실, 전산정보팀, 총무인사팀 등의 상호 커뮤니케이션과 협업에 의한 운영

 

주무부서(품질관리실) 공지 사항

- 타 부서 성과품 필요시 정해진 양식으로 요청하면 품질관리실에서 가능여부를 30분 이내로 피드백하겠습니다.

- 설계와 감리 현장의 문제 사안 발생 시 그룹웨어/ 게시판/ 지식iN 질의응답을 통해 의견을 남기면 실시간으로

   대응하여 조치하고 있으니 적극 활용 바랍니다.